Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. OBJETO

La Promotora de Seguros de Arrendamiento (en adelante PROSEAR LTDA.) en desarrollo de valores corporativos: integridad, compromiso y calidad humana, determinan la información de sus afiliados, clientes, visitantes de la página web colaboradores, empleados, empleados externos, contratistas, asesores, aliados estratégicos, proveedores, entre otros (en adelante USUARIOS) como uno de los activos más importantes, por esta razón se toman precauciones y medidas para proteger su información, utilizando mecanismos de seguridad informática de protección de la información completos y eficaces.

Esta política describe la información que se recoge sobre sus USUARIOS lo que hacemos con dicha información y como la protegemos.

2. BASE LEGAL

La presente Política de Protección de Datos Personales y la Privacidad de la Información Personal, se desarrolla buscando dar cumplimiento a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17, literal k), y 18, literal f), a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales” (en adelante LEPD); y el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”. Lo anterior relacionado con el derecho a la Protección de los Datos que tiene como finalidad, permitir a todas las personas conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en archivos o bases de datos.

3. DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del USUARIO para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al USUARIO para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Ciberseguridad: Conjunto de protocolos, reglas, métodos, herramientas y leyes que permiten minimizar el impacto de posibles ataques que puede sufrir un sistema informático.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del USUARIO o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales, de conformidad con las políticas para el Tratamiento de Datos fijada por el Operador de la Información, por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Usuario: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, circulación o supresión de datos.

4. ALCANCE Y RESPONSABLES

La presente política de privacidad es un documento vinculante para PROSEAR LTDA en calidad de responsable de los datos a tratar.

Datos del responsable: PROSEAR LTDA, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, en la CALLE 72 # 7 – 50, primer piso, comunicación a través de la línea de atención al cliente6381000o al correo electrónicoclientebogota@suramericana.com.co

Si bien la responsabilidad del tratamiento de los datos recae en PROSEAR LTDA. en su calidad de responsable del tratamiento, sus competencias se materializan en las funciones que corresponden a su personal de servicio.

El personal de PROSEAR LTDA. con acceso, directo o indirecto, a bases de datos que contienen datos personales han de conocer la Política de Protección de Datos Personales y la Privacidad de la Información Personal y las demás políticas de seguridad de la información y de ciberseguridad de la organización; y deben cumplir con las obligaciones en materia de seguridad de los datos correspondientes a sus funciones y cargo.

Por consiguiente, todos los trabajadores de PROSEAR LTDA. son responsables de la aplicación de esta Política de Protección de Datos Personales y la Privacidad de la Información Personal, en cualquier lugar o entorno en donde desarrolle sus funciones, la seguridad de la información corresponde a una función transversal a todos los miembros de la organización e implica que todo trabajador deberá velar por la confidencialidad de los datos a los cuales haya tenido acceso en razón del vínculo laboral

Conforme a lo anterior todos los procesos de PROSEAR LTDA. que reciban, procesen y tengan acceso a la información de nuestros USUARIOS, son responsables de proteger dicha información, contra el mal uso que se dé a la misma y/o divulgación no autorizada por el dueño y/o titular de la información (USUARIO).

El proceso de Seguridad de la Información, con el apoyo de la GERENCIA, son los responsables de la actualización y divulgación del presente documento a todo el personal.

5. PRINCIPIOS GENERALES QUE SE ACOGEN PARA GARANTIZAR LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS USUARIOS DE PROSEAR LTDA.

Dentro del compromiso legal y corporativo de PROSEAR LTDA. para garantizar la confidencialidad de la información personal de sus USUARIOS, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los ya presentes en la Ley 1581 del 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y demás normas aplicables, los siguientes:

• Principio de legalidad: no habrá tratamiento de información personal de los USUARIOS sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.
• Principio de finalidad: la incorporación de datos a las bases físicas o digitales de PROSEAR LTDA. deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la política de privacidad.
• Principio de libertad: PROSEAR LTDA. realizarán tratamiento de datos personales de sus USUARIOS cuando cuenten con la autorización de estos o cuando por norma exista una facultad para hacerlo, en los términos del art. 3° literal a) y 6° literal a) de la Ley 1581 del 2012, así como la sección II del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
• Principio de veracidad y calidad: PROSEAR LTDA. propenderán porque la información de sus USUARIOS sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales.
• Principio de transparencia: dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: PROSEAR LTDA. se comprometen a garantizar que únicamente personas autorizadas podrán acceder a la información personal. Asimismo, su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el USUARIO o por la normatividad. PROSEAR LTDA. dispondrán de medios contractuales para garantizar la confidencialidad y circulación restringida de la información.
• Principio de seguridad: PROSEAR LTDA. adelantarán todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no circule o personas no autorizadas accedan a ella.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

6. INFORMACIÓN QUE RECOLECTAMOS Y ALMACENAMOS DE NUESTROS USUARIOS

PROSEAR LTDA. puede obtener información directamente de los USUARIOS o de diferentes fuentes (comercios vinculados, entidades financieras, entidades participantes del sistema de pago, proveedores de servicios de telecomunicaciones, entre otros) de personas naturales, clientes o usuarios, así como de nuestros empleados y proveedores. Podemos obtener información, durante el procesamiento de transacciones realizadas con instrumentos de pago, de aquellos administrados en nuestro sistema de pago de bajo valor y a través de cualquiera de los canales que tenemos habilitados para el efecto. También es posible que tengamos una relación directa con personas naturales (empleados, proveedores, etc.), que podrán optar por brindarnos información personal en conexión con esa relación, adicionalmente, podemos recolectar información directamente dada por las personas naturales, por ejemplo, mediante el uso de nuestra pagina web o cuando existe una relación comercial, laboral o prestación de servicios con nosotros, la información que se recopila o almacena puede incluir dato público, datos privado o dato sensible.

Los USUARIOS autorizan expresamente a PROSEAR LTDA. a confirmar la información personal suministrada acudiendo a entidades públicas, compañías especializadas o centrales de riesgo, a sus contactos o al empleador, así como a sus referencias personales, bancarias o laborales, entre otros. Esta información será tratada por PROSEAR LTDA. en forma confidencial y es para uso exclusivo de PROSEAR LTDA.

7. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

PROSEAR LTDA usará la información personal de sus USUARIOS para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en la presente política, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la vinculación del cliente, particularmente para lo que resulte necesario para la prestación de los servicios encargados, como ejecutar y cumplir el contrato. La autorización de tratamiento de datos sensibles es facultativa.

7.1. FINALIDADES CON LAS CUALES SERÁN TRATADOS LOS DATOS

Si los USUARIOS nos proporciona los datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que:

a) Usted nos autorice a hacerlo
b) Sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado.
c) La utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios.
d) Sea entregada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto.
e) Tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración.
f) Implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013.
g) Según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad.

Con el objetivo de obtener un mejor servicio para sus USUARIOS, autorizan a PROSEAR LTDA., a tratar sus datos, incluso los biométricos, que son sensibles, pudiendo o no utilizar computación en la nube, para las siguientes actividades:

Finalidades inherentes al objeto contractual o autorizadas por normatividad.

1. Compartir información con aliados estratégicos, reaseguradores e intermediarios de seguros para la contratación de productos y servicios, gestión de riesgos, atención de reclamaciones y gestión comercial.
2. Compartir y consultar datos del comportamiento crediticio y financiero con centrales de información y riesgos, aseguradoras y prestadores para prevenir, controlar fraudes y seleccionar riesgos.
3. Consultar y obtener copia de la historia o datos clínicos, que son datos sensibles, con la finalidad de evaluar y suscribir las pólizas, así como gestionar los riesgos que puedan afectar la salud, bienestar y calidad de vida, y el desempeño ocupacional. (Esta finalidad aplica sólo para el uso de soluciones de salud y vida).
4. Transmitir y/o transferir datos personales con la finalidad de atraer, valorar, fidelizar, captar y/o estudiar comportamientos del mercado y de atención al cliente; así como para la ejecución de aquellos contratos que sean necesarios para soportar la operación de PROSEAR LTDA. y/o el logro de la estrategia corporativa.
5. Prestar el servicio de salud y realizar auditoría de calidad y cuentas médicas, integrando la información clínica disponible en distintos prestadores. (Esta finalidad aplica sólo para el uso de soluciones de salud y vida).
6. Realizar investigaciones científicas, comprometiéndose a divulgar los resultados de forma anónima.
7. Tratar los datos para la atención de cualquier reclamación que se efectúe sobre el producto contratado o atención proactiva del mismo, así como para realizar el cobro de primas o aportes adeudados.
8. Compartir información con los prestadores o proveedores autorizados por PROSEAR LTDA., para la coordinación de un servicio o solicitud, con las limitaciones y reglas de la presente política.
9. Procesar sus transacciones realizadas con instrumentos de pago a través de cualquiera de los canales que tenemos habilitados para el efecto, así como para mantener el soporte de las operaciones, seguimiento de incidentes y cumplimiento de obligaciones tanto de carácter pecuniario como de otra naturaleza.
10. Proteger a través de sistemas de monitoreo y alertamiento a los usuarios para evitar fraudes, transacciones no autorizadas, reclamos y conjurar cualquier otra situación derivada de un uso inadecuado de un instrumento de pago.
11. Proteger el sistema de actividades generadoras de riesgo como el lavado de activos o financiación del terrorismo y actividades delictivas en general.
12. Proporcionarle información en relación con productos, servicios y promociones, lo que incluye la administración de las correspondientes campañas y la comunicación que sobre las mismas deba hacerse.
13. Contactarlo con fines de cumplimiento de obligaciones pecuniarias y cobro de cartera.
14. Para gestionar el cumplimiento de los términos establecidos en la relación laboral como: Afiliación y aportes a las entidades de seguridad social, creación de contrato laboral, generación de pagos y beneficios laborales.
15. Para incluir dentro de las actividades de los programas de capacitación, desarrollo, bienestar, salud ocupacional y seguridad que establece la compañía para sus empleados.
16. Para procesar las aplicaciones de vinculación laboral que PROSEAR LTDA. recibe por parte de los candidatos, dar trámite a las mismas y definirlas dentro del tiempo estipulado, según el proceso de selección o la convocatoria.
17. Ejercer la defensa de PROSEAR LTDA. en procesos judiciales que se adelanten contra ellas.

7.2. Otras finalidades:

1. Entregar o recibir información con entidades como FASECOLDA, INVERFAS, ACEMI u otras, con la finalidad de adelantar actividades y proyectos del sector asegurador y de salud.
2. Facilitar el conocimiento integral y elaboración de propuestas de valor a partir del uso de bases de datos que contengan tanto datos privados como sensibles.
3. Ser contactado para la entrega de ofertas comerciales e información publicitaria.
4. Estudiar el comportamiento digital (redes sociales, páginas web, aplicaciones), para realizar una asesoría integral de productos y servicios, y elaborar un perfilamiento de los intereses y hábitos de consumo.
5. Obtener datos sobre la conducción y movilidad para el desarrollo y contratación de productos y servicios, gestión de riesgos, atención de reclamaciones y gestión comercial.

Salvo lo aquí descrito, no vendemos o compartimos los datos personales que recolectamos o tratamos.

Compartimos los datos de personas naturales, previa autorización de estas o de sus correspondientes entidades financieras o participantes del sistema de pago administrado por PROSEAR LTDA., a quienes se les ha otorgado autorización para el efecto, como:

• Entidades Financieras o participantes del Sistema de pago.
• Sistemas de Marca Nacionales e Internacionales.
• Establecimientos de Comercio.
• Entidades Públicas que supervisan la actividad de PROSEAR LTDA.
• Autoridades Judiciales.
• Operadores de Telecomunicaciones.
• Entidades del sistema general de seguridad social como EPS, AFP, Fondo de cesantías, Cajas de compensación familiar, ARL.
• Proveedores de servicios de seguridad y salud y asesoría laboral y tributaria.

Nuestra intención es la de enviar mensajes de correo electrónico sólo a clientes o a individuos que han autorizado recibir estos mensajes. Con la aceptación de la presente Política de Privacidad, los titulares de los datos personales nos autorizan para hacerles llegar por distintos medios y vías (incluyendo correo electrónico, SMS o mensajes de texto, etc.) información de productos y servicios, y de ofertas de productos y servicios que creemos pueden serle de interés, así como información sobre el cumplimiento de obligaciones pecuniarias. En cualquier momento, usted tiene el derecho de optar por no recibir comunicación de PROSEAR LTDA. en el futuro.

7.3. Custodia:

La custodia de la información será por 5 años desde el último tratamiento. En todo caso, la información suministrada permanecerá almacenada por todo el tiempo necesario para permitirnos el cumplimiento de las finalidades aquí previstas y para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo especialmente en materia laboral, contable, fiscal y tributaria o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, laboral, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.

El usuario autoriza expresamente a PROSEAR LTDA. a compartir su información personal con bases de datos crediticias o compañías de análisis de riesgo, para usarla con fines estadísticos, de control, de supervisión y/o comerciales, así como para reportar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos que tenga con PROSEAR LTDA. a sus entidades participantes, asociaciones bancarias y/o financieras del país y a cualquier otra organización que mantenga bases de datos con estos fines. El usuario autoriza a PROSEAR LTDA. a consultar la información proporcionada por centrales de riesgo crediticio o cualquier otra organización referida a los aspectos antes mencionados.

Finalmente, PROSEAR LTDA. no transfiere ni transmite los datos personales a países terceros.

8. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Para PROSEAR LTDA. la seguridad de la información de sus USUARIOS es muy importante, por lo tanto resulta fundamental proteger esta información y los activos que la contienen, de cualquier pérdida de confidencialidad, integridad o disponibilidad, tanto accidental como intencionada; teniendo en cuenta la normatividad vigente aplicable, todo esto mediante la implementación de medidas apropiadas relacionadas con las personas, los procesos, la tecnología, la infraestructura y los servicios relacionados; y a través del fortalecimiento de la confianza que nos caracteriza la relación con nuestros clientes, miembros y usuarios.

PROSEAR LTDA. está obligado a cumplir con toda la normativa aplicable en materia de medidas de seguridad aplicables a la información personal, en particular respecto de lo que se establece en la Circular Externa 042 de 2012 incorporada en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia. Adicionalmente, PROSEAR LTDA. usa los estándares de la industria en materia de protección de la confidencialidad de su Información Personal.

PROSEAR LTDA. no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas. PROSEAR LTDA. tampoco se hace responsable por la indebida utilización de la información obtenida por medios. En estos casos, PROSEAR LTDA., de conformidad con la ley, una vez conozca de estas infracciones, informará a las autoridades competentes.

Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de esta.

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular de dichos datos, o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos; los relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

En caso de que recolectemos y hagamos tratamiento de sus datos sensibles, estos serán tratados con cuidadosa sujeción a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y esta Política de Privacidad. Se informa a los titulares que no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles y por lo tanto la prestación de nuestros servicios no está condicionada a la entrega de esta información sensible.
PROSEAR LTDA. toma la privacidad de los niños y adolescentes muy seriamente. Los niños, niñas y adolescentes menores de edad, podrán ser usuarios de los productos y servicios que ofrecemos, siempre y cuando actúen a través de o debidamente autorizados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor.

Velaremos por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

10. COOKIES

Los USUARIOS y el visitante del sitio Web de PROSEAR LTDA. conoce y acepta que PROSEAR LTDA. podrá recoger cierta información mediante la utilización de cookies. Las cookies son pequeños archivos que se instalan en el disco duro del computador de los USUARIOS, con una duración limitada en el tiempo que ayudan a personalizar los servicios. También ofrecemos ciertas funcionalidades que sólo están disponibles mediante el empleo de cookies. La información recogida mediante cookies es, entre otras, la ruta de acceso del usuario a la página web, páginas visitadas, dirección IP de origen, tipo de navegador, idioma del navegador y la fecha y hora de la visita del usuario.

11. EJERCICIO DE LOS DERECHOS SOBRE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los USUARIOS tienen derecho a autorizar el tratamiento de sus datos personales, revocar la autorización, conocer los datos que son tratados, actualizarlos, rectificarlos cuando se considere que existe deficiencia en su calidad y finalmente solicitar la supresión de datos siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual de continuar con el tratamiento (artículo 2.2.2.25.2.8 Decreto 1074 de 2015), por ejemplo en el caso de las finalidades que son inherentes al objeto contratado y sin las cuales no es posible su ejecución.

Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier tiempo, para lo cual podrán comunicarse con la línea de atención al cliente 6381000, enviar un correo electrónico a clientebogota@suramericana.com.co o establecer contacto con PROSEAR LTDA. a través de los distintos medios que estas tienen dispuestos para tal fin, tales como sitio web, redes sociales y oficinas de atención al cliente.

11.1. Atención de consultas, quejas y reclamos:

Los titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de:

a. Consultas: Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de PROSEAR LTDA.

De acuerdo con lo anterior, PROSEAR LTDA. garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular.

Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por PROSEAR LTDA.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

b. Reclamos:

Corrección, actualización, supresión y revocatoria Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de PROSEAR LTDA. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo con los requisitos del artículo 15 de la misma ley.

Requisitos para presentar un reclamo: • Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación. • Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer. • Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes. • Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud.

En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de este para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, PROSEAR LTDA. entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando PROSEAR LTDA. no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de dicha situación al interesado.En el caso que el reclamo sea recibido completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto y se ajustará de acuerdo con los procedimientos internos.

Ahora bien, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante PROSEAR LTDA., como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Supresión de la información En caso de solicitar la supresión de toda o parte de su información personal deberá tener en cuenta que PROSEAR LTDA. analizará el requerimiento realizado. Sin embargo, no procederá la supresión de la información en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra PROSEAR LTDA.

Revocatoria de la autorización En caso de solicitar la revocatoria de la autorización de sus datos personales, PROSEAR LTDA. analizará el requerimiento realizado y comunicará al titular si esta revocatoria procede.

No obstante, no procederá la revocatoria de la autorización en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra PROSEAR LTDA.

Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos.

12. ENTREGA DE INFORMACIÓN PERSONAL A PROVEEDORES DE SERVICIOS

Es posible que para cumplir con la relación contractual que PROSEAR LTDA. sostengan con el titular de la información, esta sea entregada o compartida con proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley, tales como ajustadores de siniestros, investigadores, instituciones, profesionales de la salud, call centers, distribuidores y profesionales en prevención, intermediarios de seguros y personas naturales o jurídicas que presten servicios profesionales para efectuar estadísticas, cálculos actuariales, desarrollo de software y cualquier otra actividad para llevar a cabo el objeto social de PROSEAR LTDA. y prestar correctamente la atención. Siempre que su información sea entregada o compartida con proveedores, PROSEAR LTDA. se asegurarán de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a las políticas de privacidad y seguridad de la información de estas de tal forma que la información personal de los titulares se encuentre protegida. Asimismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable encargado cuando el tipo de entrega lo amerite.

13. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PROSEAR LTDA se reserva el derecho de modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.

14. ACEPTACIÓN DE ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Los titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales, conforme con los términos de esta política de privacidad, cuando proporciona los datos a través de nuestros canales o puntos de atención y cuando compra, adquiere, se afilia o usa cualquiera de nuestros productos o servicios.

15. INSTANCIAS DE DECISIÓN

Las instancias de decisión en materia de protección de datos personales estarán bajo las definiciones del oficial de datos de PROSEAR LTDA. o quien haga sus veces, el reglamento de trabajo y la normatividad vigente aplicable.

16. DIVULGACIÓN

La presente política será vinculante y deberá ser publicada a todos los grupos de interés, dentro de los sitios definidos por PROSEAR LTDA. El oficial de datos de PROSEAR LTDA. o quien haga sus veces será el responsable de la administración de esta política y en esa medida gestionará con las áreas involucradas su divulgación, cumplimiento y actualización.

Fecha de entrada en vigor 21 de junio de 2021